Datenschutz bei Rotary

Aktuelle Informationen zum Datenschutz finden Sie unten!

Datenschutzverpflichtung für Mitglieder von Rotary Clubs:

Mitglieder sind zum Schutz der personenbezogenen Daten anderer Rotarier gesetzlich verpflichtet. Das bedeutet insbesondere:

interne Daten (z.B. Namenslisten, Clubprotokolle) nicht an Außenstehende weiterzugeben
den Zugang zu Daten auf Computer oder Smartphone zu schützen
Passwörter nicht weiterzugeben
das gedruckte Mitgliederverzeichnis so zu schützen und sorgfältig zu entsorgen, dass damit nicht Missbrauch getrieben werden kann.

Um welche Daten handelt es sich?

personenbezogene Daten der rotarischen Mitglieder
gehören dem Club in der Verantwortung des Präsidenten und werden vom Clubsekretär mit RO.CAS gepflegt

Wer hat Zugriff darauf?

jedes Mitglied auf alle seine eigenen gespeicherten Daten
Im Rahmen der Clubverwaltung der Administrator auf sämtliche, einige Amtsträger (Präsident, Sekretär, externes Sekretariat, Vortragswart usw.) auf ausgewählte Daten
Rotary International qua Mitgliedschaft automatisch auf folgende Daten: Mitgliedschafts-Nr., Art der Mitgliedschaft, Aufnahmedatum, Name, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum, Clubdaten, ggf. Clubfunktion (nur für Präsident, Foundation-Beauftragter, Mitgliedschaftsbeauftragter, Schatzmeister, Executive Secretary). Automatische verschllüsselte Übermittlung durch SEMDA (hier nähere Informationen) ; bisher durch den Sekretär per Formular an RI (ungeschützt)
der Distrikt auf Name, Funktion, E-Mail-Adresse von 16 vorgegebenen Funktionsträgern
der Verlag (für das Mitgliederverzeichnis) auf Name und Eintrittsjahr sowie auf weitere vom Mitglied freigegebene Daten
Rotary Deutschland Gemeindienst (RDG): auf Name, Privatadresse, Telefon, E-Mail, Club, Konto-Daten

Unter welchen Bedingungen?

automatisch durch die Mitgliedschaft bei Rotary und RDG dem Club, RI, RDG und dem Distrikt (grüne Felder auf der Grafik)
nur nach entsprechenden Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung und Überprüfungen durch Datenschutzbeauftragte: externes Club/Distrikt-Sekretariat, der Rotary Verlag, Programmierer, IT-Firmen, Rechenzentren, Druckereien
darüber hinaus ist jede weitere Datenweitergabe verboten und nur nach schriftlicher Einverständniserklärung des Betroffenen erlaubt

Was müssen Clubmitglieder tun?

einmal jährlich ihre Daten aus RO.CAS Korrektur lesen und zum Druck freigeben
personenbezogene Daten von Rotariern nicht anderen zugänglich machen, konkret: Mitgliederverzeichnis nicht aus der Hand geben, Computer / Smartphone u.ä. Medien durch Passwort und Virenscanner schützen
einmalig bei Anmeldung zu den internen Seiten des Clubs eine entsprechende Erklärung abgeben (Haken setzen)

Was muss der Präsident tun?

Club-Mitglieder anlässlich der Freigabe der Daten für den Verlag (März) über den Datenschutz ---> informieren und dies im Wochenbericht dokumentieren
Club-Amtsträger, die Zugriff auf RO.CAS haben, muss der Präsident einmal jährlich ---> informieren und zu besonderer Sorgfalt verpflichten (Protokoll)
Angestellte (externes Sekretariat) müssen dem Präsidenten eine schriftliche ---> Datenschutzerklärung abgeben

Was muss der Governor tun?

einen ---> Datenschutzbeauftragten ernennen
die Präsidenten auf dem PETS über ihre Verantwortung betr. Datenschutz hinweisen und dies im Protokoll (einschl. Namensliste) dokumentieren
der Datenschutzbeauftragte muss die Distrikt-Beauftragten, die Zugriff auf das Distrikt RO.CAS haben, zu besonderer Sorgfalt -----> verpflichten und dies im Sitzungs-Protokoll des Distrikt-Beirats dokumentieren

Datenschutzerklärungen

Artikel im Rotary Magazin

Folgende Dokumente sind in Vorbereitung:

Informationspflichten-EU-DSGVO/Datenschutzerklärung
Zusatzvereinbarung externe Sekretariate-Formular
Vertrag-DSB Muster
Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Datenschutz Informationspflichten E-Learning
Impressum/Empfehlung Club-Datenschutz