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Rotary

Der Deutsche Governorrat

 

Datenschutz bei Rotary

 

Datenschutzverpflichtung für Mitglieder von Rotary Clubs:

Mitglieder sind zum Schutz der personenbezogenen Daten anderer Rotarier gesetzlich verpflichtet. Das bedeutet insbesondere:

  • interne Daten (z.B. Namenslisten, Clubprotokolle) nicht an Außenstehende weiterzugeben
  • den Zugang zu Daten auf Computer oder Smartphone zu schützen
  • Passwörter nicht weiterzugeben
  • das gedruckte Mitgliederverzeichnis so zu schützen und sorgfältig zu entsorgen, dass damit nicht Missbrauch getrieben werden kann.

Um welche Daten handelt es sich?

  • personenbezogene Daten der rotarischen Mitglieder
  • gehören dem Club in der Verantwortung des Präsidenten und werden vom Clubsekretär mit RO.CAS gepflegt

Wer hat Zugriff darauf?

  • jedes Mitglied auf alle seine eigenen gespeicherten Daten
  • Im Rahmen der Clubverwaltung der Administrator auf sämtliche, einige Amtsträger (Präsident, Sekretär, externes Sekretariat, Vortragswart usw.) auf ausgewählte Daten
  • Rotary International qua Mitgliedschaft automatisch auf folgende Daten: Mitgliedschafts-Nr., Art der Mitgliedschaft, Aufnahmedatum, Name, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum, Clubdaten, ggf. Clubfunktion (nur für Präsident, Foundation-Beauftragter, Mitgliedschaftsbeauftragter, Schatzmeister, Executive Secretary). Automatische verschllüsselte Übermittlung durch SEMDA (hier nähere Informationen) ; bisher durch den Sekretär per Formular an RI (ungeschützt)
  • der Distrikt auf Name, Funktion, E-Mail-Adresse von 16 vorgegebenen Funktionsträgern
  • der Verlag (für das Mitgliederverzeichnis) auf Name und Eintrittsjahr sowie auf weitere vom Mitglied freigegebene Daten
  • Rotary Deutschland Gemeindienst (RDG): auf Name, Privatadresse, Telefon, E-Mail, Club, Konto-Daten

Unter welchen Bedingungen?

  • automatisch durch die Mitgliedschaft bei Rotary und RDG dem Club, RI, RDG und dem Distrikt (grüne Felder auf der Grafik)
  • nur nach entsprechenden Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung und Überprüfungen durch Datenschutzbeauftragte: externes Club/Distrikt-Sekretariat, der Rotary Verlag, Programmierer, IT-Firmen, Rechenzentren, Druckereien
  • darüber hinaus ist jede weitere Datenweitergabe verboten und nur nach schriftlicher Einverständniserklärung des Betroffenen erlaubt

 Was müssen Clubmitglieder tun?

  • einmal jährlich ihre Daten aus RO.CAS Korrektur lesen und zum Druck freigeben
  • personenbezogene Daten von Rotariern nicht anderen zugänglich machen, konkret: Mitgliederverzeichnis nicht aus der Hand geben, Computer / Smartphone u.ä. Medien durch Passwort und Virenscanner schützen
  • einmalig bei Anmeldung zu den internen Seiten des Clubs eine entsprechende Erklärung abgeben (Haken setzen)

Was muss der Präsident tun?

  • Club-Mitglieder anlässlich der Freigabe der Daten für den Verlag (März) über den Datenschutz ---> informieren und dies im Wochenbericht dokumentieren
  • Club-Amtsträger, die Zugriff auf RO.CAS haben, muss der Präsident einmal jährlich ---> informieren und zu besonderer Sorgfalt verpflichten (Protokoll)
  • Angestellte (externes Sekretariat) müssen dem Präsidenten eine schriftliche ---> Datenschutzerklärung abgeben

Was muss der Governor tun?

  • einen ---> Datenschutzbeauftragten ernennen
  • die Präsidenten auf dem PETS über ihre Verantwortung betr. Datenschutz hinweisen und dies im Protokoll (einschl. Namensliste) dokumentieren
  • der Datenschutzbeauftragte muss die Distrikt-Beauftragten, die Zugriff auf das Distrikt RO.CAS haben, zu besonderer Sorgfalt -----> verpflichten und dies im Sitzungs-Protokoll des Distrikt-Beirats dokumentieren

Datenschutzerklärungen

Artikel im Rotary Magazin

 

Weitere Informationen zum Datenschutz

 

 

Formulare zum Download

 

 

 

 

 

 

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